Відділ документування службової діяльності є окремим структурним підрозділом Харківського національного університету внутрішніх справ, який підпорядковується безпосередньо ректору Університету.

Відділ створений з метою забезпечення документування службової діяльності, організації роботи з документами в Університеті, у тому числі з такими, що містять службову інформацію, забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення, організації розгляду звернень і запитів народних депутатів України, запитів на інформацію, адвокатських запитів. До складу Відділу входить архів.

Функції відділу:

- організація та установлення єдиного порядку документування службової діяльності, роботи з документами в ХНУВС, у тому числі такими, що містять службову інформацію;

- забезпечення своєчасного приймання, обліку, обробки (первинного опрацювання) документів, кореспонденції, нормативно-правових актів, у тому числі тих, що містять службову інформацію, які надходять до Університету із центральних та місцевих органів виконавчої влади, організацій, від депутатів усіх рівнів, громадян, їх об’єднань, осіб без громадянства, запитів на інформацію, адвокатських запитів, доповідь керівництву Університету і доведення їх до відома виконавців;

- здійснення контролю за строками виконання документів: підготовки відповідей до органів державної влади, інших установ і організацій щодо документів, заходів та іншої інформації; розгляду запитів і звернень депутатів усіх рівнів, звернень громадян, запитів на інформацію, адвокатських запитів та підготовки відповідей на них; строків і якості виконання доручень керівництва МВС, ХНУВС та заходів, визначених наказами, дорученнями керівництва ХНУВС, якщо контроль за їх виконанням покладено на відділ;

- організація особистого прийому громадян та організація невідкладного особистого прийому керівництвом Університету депутатів усіх рівнів з питань, що належать до компетенції Університету;

- організація та забезпечення діяльності комісії з питань роботи зі службовою інформацією та Експертної комісії з проведення експертизи цінності документів Університету;

- формування Зведеної номенклатури справ ХНУВС на підставі аналізу номенклатур структурних підрозділів Університету;

- комплектування, забезпечення умов зберігання, обліку, використання архівних документів, що утворилися в процесі діяльності Університету.